הדרכה של יום אחד מספיקה לשימוש מלא במערכת, ועקרונות הפעלתה אינם נשכחים לאחר שבוע, כיוון שהיא אינטואיטיבית.
כמו כן, אין צורך בהתקנות בתחנות העבודה של משתמשי הקצה, וניתן להפעילה מהתקנים ניידים מגוונים
ל TopDocuments יש 15 מודולים הפועלים בסינרגיה עם רכיב הליבה, ומהווים גם בסיס לשני מוצרים קשורים ונלווים (לניהול מסמכים וניהול חוזים) - ניתן לבחור רק חלק בהתחלה, ולהרחיב לפי הצורך בהמשך.
לכל פריט ידע ניתן לקבוע מבנה שמותאם למחלקה הרלוונטית, ולבעלי התפקידים ששייכים אליה. הכל מבוסס תבניות, תמציתי ומדויק - אין שדות מיותרים, שמקשים על ההזנה וההבנה.
כל עובד רואה רק את פריטי הידע הרלוונטיים אליו, ובהם, רק את הנתונים שמעניינים אותו.
TopDocuments מכסה תחומים רבים בעלי ערך, שאינם נמנים בדרך כלל עם מערכות ניהול מסמכים - ממחוללי מסמכים, דרך מערכת קליטת מסמכים במשלוח במייל, ממשקים למערכות תוכנה אחרות ברשת הארגונית, מנועי חוקים ותיזמון, וכו'...
התוכנה ממשיכה להתפתח בכיוונים שלקוחותיה מפנים אליהם, לפי צרכיהם ורצונותיהם.
גרסאות ומודולים חדשים מוצעים כל הזמן, מוסיפים תכונות חדשות, משפרים תכונות קיימות ומסייעים להגביר את השימושיות, לחסוך בזמן, ולהקל עוד את המטלות של ניהול החוזים.
